Konferencia szervezése? Íme néhány tipp a kihíváshoz

Hogyan kell kezelni egy eseményt

A kutatási konferencia szervezése elég nagy kihívás. Egyesek talán még azt is tanácsolják, hogy ne tegye meg. De ez egy csodálatos lehetőség és egy reményes élmény.

Egy sikeres esemény összeállítása nem feltétlenül felfelé irányuló harc. Csak azért, hogy emlékezzen három aranyszabályra: előre tervezzen, körülveszi magát egy nagyszerű csapattal, és tudja, miért csináljátok!

Íme néhány tipp, amelyek segítenek ebben a kalandban.

1. Ha nem tervezi, hogy nem sikerül

Ne siessen a logisztikába. Mielőtt elkezdené megtervezni a helyszínt és hívja a vendéglátó vállalkozásokat, időbe telik, hogy felkészüljön a konferenciára.

Ez megóvja a sok stresszt, és megakadályozza az utolsó pillanatban elérhető meglepetéseket.

Képzelje fel, mit szeretne a konferencia megjelenése. Ki fog részt venni? Milyen típusú esemény lesz? Milyen tapasztalatot szeretne felajánlani a küldötteknek?

Akkor lépjen be a részletekbe. Hány résztvevő lesz? Hány beadványt fog kapni? Hány nap lesz az utolsó?

Ha tudsz, lépj kapcsolatba a korábbi szervezőkkel, hogy gyűjtsd össze az előző évek adatait. Segít felmérni egy reális költségvetést.

És ne felejtsük el, hogy lehetetlen előre megfontolni minden kis dolgot. Mindig vannak olyan kérdések, amelyeket nem számított, és ez rendben van. Csak tervezd ezt is.

2. Erősség van a számokban

A programtól kezdve a logisztikáig, a pénzügyekig és a marketingig, a konferencia szervezése több szempontot is magában foglal, amelyek mindegyike szakértelmet igényel. A jó csapattal való körülményei segítenek a különböző feladatok hatékonyabb elvégzésében anélkül, hogy túlterheltek lennének. Ezenkívül lehetővé teszi, hogy a fő célokra összpontosítson: nagyszerű tartalom, jó hangszórók és bevont résztvevők.

Válassza ki a csapatát. Keressen lelkes, szervezett és vezetett csapatjátékosokat, a szervező bizottságnak nem kell túl sok tagja, hogy a döntéshozatal és a koordináció zökkenőmentes maradjon. Jonathan Khan szerint három jó szám. Mindez attól függ, hogy milyen méretű a konferencia, és mennyi idő van a kezedben.

Ismerje meg a küldötteket. A bizottságok a következő területeken vehetnek részt: logisztika (helyszín, szállás, A / V, vendéglátás, szállítás), műszaki program, főelőadók, pénzügyek és szponzorok, regisztráció, marketing (kommunikáció, PR, weboldal, közösségi média ...). A fő szervezők tetején beiratkozhat az önkéntesek segítségére a konferencia napján vagy kisebb feladatokkal. A diákok gyakran látják ezt jó alkalomnak és boldogan segítenek.

Ha van költségvetése, vegye fontolóra PCO vagy konferencia irodát. Akadémia, az eseménykezelés nem feltétlenül a te erőd. Ezek a szakemberek tudományos konferenciák szervezésének szakértői. Legértékesebb segítséget nyújtanak, különösen a dolgok logisztikai oldalán.

3. Embrace technológia

Olyan sok mód van arra, hogy kihasználhassa a technológia erejét.

Először is használjon absztrakt felügyeleti rendszert, amely összegyűjti, átvizsgálja és elfogadja a beadványokat, és kezeli a programot. Igen, elfogult vagyunk, de nem tudjuk eléggé hangsúlyozni, hogy mennyi időt takarít meg!

A konferencia ideje alatt győződjön meg róla, hogy minden szobában van megfelelő A / V berendezés és működik! És ne feledd, ez a 21. század! Rengeteg ember hordoz laptopot, okostelefont vagy táblagépet, és szeretné elérni az internetet. A konferenciákon a wifi fontos kérdés lehet. Győződjön meg róla, hogy előzetesen ellenőrizze a helyszínt, hogy elegendő sávszélességet biztosítanak a wifi számára.

A küldöttek tapasztalatainak növelése érdekében mobilalkalmazásokat is használhat. Számos alkalmazás van ott, hogy segítse a résztvevők hálózatát, navigáljon a konferencián, hozzon létre saját menetrendet stb.

4. Óvatosan válassza ki a hangszórókat

A megfelelő főbeszélő megtalálása döntő fontosságú, de lehet bonyolult. Egy jó beszélgető hangszóró vonzza a küldötteket, és beállítja a kutatási konferencia hangját.

Gondolj arra, hogy milyen hangszórókat és prezentációkat szeretne. Célja a sokszínűségnek. Hívja meg mind a közismert kutatókat, mind a fiatal kutatókat, és próbáljon jó nemi egyensúlyt teremteni.

Győződjön meg arról, hogy van egy B terv, ha a hangszórók megszűnnek!

5. Tartsa meg őket

El kell készítenie a hatékony kommunikációs tervet. Végrehajt egy stratégiát arról, hogy milyen tartalmat szeretnél megosztani, mikor és kivel. Webhelyén interjúkat, blogbejegyzéseket, képeket, programokat, hangszórói közleményeket közzé tegyünk ... rendszeresen frissítsük tartalmát, hogy izgalmassunk.

Lépjen kapcsolatba a küldöttekkel és a hangszóróival. Olyan eszközöket használhat, mint a Mailchimp, hogy tömeges e-maileket küldhessenek a küldötteknek. Győződjön meg róla, hogy megkapja a szükséges információkat és utasításokat a konferenciájáról: helyszín címe, dátumok, irányelvek, elérhetőségek, tanácsok ...

A konferencia során a jó kommunikáció is fontos. Jelzések hozzáadása a résztvevők felé a bemutatótermek, a regisztrációs asztal, az ebédlő helyek vagy a mosdók felé. A nap folyamán néhány bejelentést készítsen, hogy tájékoztassa a küldötteket a rendezvény kibontakozásáról, és rendelkezésére áll az önkéntesek és a személyzet tagjai a kérdések megválaszolásához és a küldöttek leadásához. És ne felejtsd el köszönetet mondani! Küldjön e-mailt a küldötteknek, és írásos feljegyzést küldjön a felszólalóknak, a bizottság tagjainak és az önkénteseknek, hogy köszönetet mondanak nekik a hozzájárulásukért.

6. A hálózatépítés megkönnyítése A hálózatépítés az egyik fő oka annak, hogy a kutatók részt vegyenek a konferencián. Az Ön feladata, hogy segítsen nekik találkozni érdekes emberekkel. Hogyan? Először is győződjön meg róla, hogy elegendő időt biztosít a hálózati lehetőségekhez és megbeszélésekhez. Ne terjesszen elő a programot bemutatókkal - készítsen bőven szünetet és kávéfelvételeket, hogy a delegálók lélegezhessenek és cseveghessenek. És válasszon egy megfelelő beállítást a "szociális" szobákhoz: kanapékkal és székekkel rendelkezik, hogy az emberek üljenek és beszéljenek egymással. Rendezzen olyan társadalmi eseményeket, mint pártok, koktélok és vacsorák. Azt is fontolja meg, hogy kísérleteket hajtson végre a részvétel népszerűsítésére, például a "megszakadások" szervezésére és a hűvös mobilalkalmazások használatára a hálózatépítés ösztönzésére. Következtetések Az egyetemi konferencia szervezése számos feladatot foglal magában, amelyeknek többsége semmi köze az egyetemekhez. Szervezni kell, hogy lépést tartson velük. Ha először szervez egy konferenciát, kérjen tanácsot a múlt szervezőitől vagy szakembereitől Ha mindenképpen sikerül kubát szereznie a sorban, és tartsa szem előtt a tippjeinket, akkor sikeres lesz a sikeres esemény!

További információ: http: //www.tenveo-video-conference.com/

Ha videokonferencia kamerát és iránytű mikrofonnal szeretne, vegye fel a kapcsolatot a Tenveo értékesítési vezetőjével, aki megoldásokat és engedményeket kínál.

Tel: 8613657740706

WhatsApp: 008613657740706

E-mail: sales01@tenveo.com

SKYPE: Rachel Liang

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706