Tps a jó távolsági találkozókhoz

Tippek a jó távolsági találkozókhoz

A távolsági találkozók időt takarítanak meg és gyorsabb eredményeket hoznak létre

A távolsági találkozók néhány előnye:
• Az utazási költségek csökkentése vagy megszüntetése
• A vállalat hatékonyságának növelése - az utazási idő munkaidővé válik
• Csökkentse a munkavállalók stresszszintjét - a munka és a magánélet egyensúlyát
• Egyszerű és spontán
• Környezetbarát

Tippek a jó telekonferenciákhoz

Előkészítés (Ha az ülés elnöke)

• Célja. Legyen egyértelmű cél az ülésen, és mit vár a résztvevőktől. Találkozó-e információ, megbeszélés vagy döntés?
  • Jobb emberek. Kérd meg a helyes embereket, az embereket, akik mindkettőt hozzáadnak az üléshez, és kihozzák valamit.
  • Szükséges értékek. Küldje el a résztvevőknek a szükséges olvasmányokat, és személyes megjegyzéseket küldjön a résztvevőknek arról, hogy mit várnak róluk. Gondolják, hogy bizonyos információkat hoznak az üléshez, vagy kifejtik valamit.
  • Világos napirend. A találkozó előtt időben küldjön napirendet és résztvevők listáját.
  • Informáljon. Magyarázza el, hogyan csatlakozzon a találkozóhoz (telefonszám és bármilyen PIN-kód), vagy hívás érkezik a résztvevőhöz.
  • Teszt. Mielőtt elkezdené az első találkozót, végezzen néhány teszthívást, és próbálja ki a különböző funkciókat. Előfordulhat, hogy a kapcsolótábla speciális parancsokat igényel több fél csengetéséhez - forduljon a telefonkezelőjéhez.
  • Dokumentáció. Hogyan dokumentálják az ülést? Jó ötlet a felvételi funkció használata.
  • Ne komplikáld túl. Ha a találkozó ismétlődő, add hozzá a résztvevőket csoportként a konferencia útmutatóhoz, vagy adjunk hozzá egyedi névjegyeket a telefonkönyvbe.
  • Indítás és befejezés időben. Mindig indítsa el az ülést a kijelölt időpontban, még akkor is, ha hiányoznak a résztvevők.
  (Tervezzen egy rövid szünetet, ha az ülést meg kell hosszabbítani).
  • Nyomon követni és követni. Összefoglalva, nyomon követve, és közvetlenül a találkozó után küldje el az értekezleteket. [Határozza meg a határidőket és hagyja, hogy mindenki tudja, ki a felelős.

Az ülés során (Ha az ülés elnöke)

• Bemutatkozás. Üdvözöljük és mindenkit bemutassunk. Ez a találkozó jó kezdetét veszi, és biztosítja az inkluzív légkört, még azok számára is, akik a helyszínen kívül vannak. Ha a találkozó nem túl nagy (legfeljebb 10 résztvevő), kérje meg a résztvevőket, hogy röviden mutassák be magukat, hogy hallhassák a hangjukat. Mindig próbálj meg olyan légkört létrehozni, amely az embereknek együtt érzi magát, még azoknak is, akik más helyeken is részt vesznek.
  • Percek. Vegye fel a jegyzeteket, vagy jelöljön ki egy titkárt, aki perceket vehet igénybe, és ha van, hozzáférjen a felvételhez.
  • Napirend. A találkozót vezető személy elmagyarázza, hogy mi a találkozó, és mennyi ideig fog futni, és röviden összefoglalja a napirendet.
  • Megszakítások. Indítsa el az értekezletet az értekezlet alapszabályainak megvilágításával és azzal, ami zavaró lehet.
  Nem olvashat e-maileket, szörfözhet az okostelefonján, nem dolgozhat más feladatokkal stb.
  • Megszakad. Ha a találkozó 45 percnél hosszabb ideig tart, szünetel, hogy az emberek 10-15 percig nyújtsák lábukat, mielőtt folytatnák.
  • Megállapodásra jutni. Mielőtt továbblépne egy új elemre, nézze meg a különböző résztvevőkkel, hogy bárki akar-e mondani semmit. Ez mindenkit érez.
  • Dinamikus. Kezelje és fontolja meg a csoport dinamikáját. Győződjön meg róla, hogy mindenki megmondja a vitatott ügyben, foglalkozzon a konfliktusokkal.
  • Magyarázza el. Ha valami történik a szobában (ami talán nevethet), magyarázza el, mi történik mindazokkal, akik telefonon vesznek részt annak biztosítása érdekében, hogy mindenki érzi magát.
  • Idő kérdése. Tegye félre a kérdéseket.
  • Új találkozó. Ha vannak olyan kérdések, amelyeket nyomon kell követni, megállapodjon a következő ülés időpontjában.

A találkozó után (ha az ülés elnöke)

• Kövesse nyomon és kövesse át. Összefoglalva, nyomon követve, és közvetlenül a találkozó után küldje el az értekezleteket. Határozza meg a határidőket, és mindenki tudja, hogy ki felelős.

Az ülésen résztvevők számára (távoli helyen)

• Béke és csend. Próbálj meg olyan csendes helyet találni, amennyit csak lehet.
• Parkolás. Ha részt vesz az autójából, biztonságosan parkoljon, pl. Egy parkolóban, mielőtt csatlakozna az üléshez.
• Kapcsolja ki a mikrofont. Ha valahol sok háttérzajjal ül, például egy repülőtéren vagy egy autóban vagy kávézóban, kapcsolja ki a mikrofont (némítás), amikor nem beszél.
• Készítsen sok időt. Győződjön meg róla, hogy jó ideje van ahhoz, hogy a találkozó megkezdhesse magának a lehetőséget, hogy beszéljen a többi résztvevővel az ülés kezdete előtt (ugyanúgy, mint egy konferenciateremben élő emberek).
• Mutatkozz be. Ha van valami mondanivalója, győződjön meg róla, hogy az emberek felismerik a hangodat, először bemutatva magad.
• Tájékoztassa az embereket. Ha megszakad (rossz vétel, stb.), Azonnal hívjon vissza, és egy kényelmes pillanatban hagyja, hogy a többi résztvevő tudja, hogy egy ideig tartózkodott.
• Fókusz. Koncentráljon az ülésre. Ne olvassa el az e-maileket, és ne tegyen más dolgokat az ülés során.