9 tipp a hatékony online találkozókért

Nemrégiben írtunk egy népszerű cikket arról, hogyan lehet hatékony találkozókat létrehozni. Vannak, akik rámutattak, hogy az online találkozók különleges készségeket igényelnek, és nehéz lehet ugyanazt a tanácsot követni, amelyet személyes találkozókra adtunk. Olyan sok otthon dolgozó ember, jó ötletnek tűnt ezeknek a találkozóknak a kezelése. Mivel elsősorban otthonról dolgozom, találkozóik jó részét a videokonferencia és a képernyőmegosztás segítségével végzik. Miután ezt több éven át végrehajtotta, itt találhatók azok a legfontosabb tippek, amelyeket az emberek online találkozóként kezdtek el ajánlani.

1. Fókuszáljon

Könnyű zavarodottságot szerezni, vagy próbálkozni több feladatsal, ha online találkozón vagy. Ne csináld ezt. Különösen akkor, ha videón vagy, tartsa magát a találkozón, és ne engedje, hogy a kutya vagy a gyerekek bejussanak az irodába, vagy megjelenjenek a fényképezőgépen. Ha fizikailag találkozol, jelenléte néhány "pontot" ad a figyelemhez, még akkor is, ha lefeküdsz, vagy nézel ki az ablakon. Egy online találkozó, még egy nagyon kis figyelemelterelés is, hogy úgy néz ki, mintha nem fizet semmilyen figyelmet egyáltalán.

Videokonferenciákat tartottam, ahol az egyik személy folyamatosan megszakadt vagy elterelte más telefonhívásokat stb. A videokonferencián 10-szer több szakszerűtlen, mint személyesen találkozik.

2. Szerezze be a technológiát

Tegyük fel, hogy ez a technológia probléma lesz, és adjon magának több lehetőséget és elegendő időt, hogy minden rendben legyen. Íme néhány dolog, amit fontolóra kell venni:

Indítsa újra a számítógépet idő előtt. Ha időnként újra kell indítania a számítógépet, hogy megakadályozza az elakadást, tegye ezt az ülés előtt. Nem akarsz mindenkit kényszeríteni arra, hogy várjon, amíg újraindítja a gépet.

Csatlakoztassa korábban 10-15 percet. Ha bármilyen probléma merülne fel, akkor gondoskodnia kell róla, hogy róluk tudjon róluk. Ez különösen akkor igaz, ha olyan webkonferencia-rendszert használ, amelyet ismer. Lehet, hogy van egy kis tanulási görbe, és lehetnek olyan eszközök, amelyeket le kell tölteni és telepíteni.

Van alternatív kapcsolat információ. Számos webkonferencia megoldás lehetővé teszi, hogy hangot használjon számítógépén vagy telefonon keresztül. Győződjön meg róla, hogy rendelkezésére áll a szükséges információ mindkét módon. Ha a kapcsolódási problémák egy kicsit szétcsúsztatják a videódat, akkor ez nem nagy dolog, de ha az emberek nem értik, mit mondanak, akkor nem tudsz hozzájárulni.

Győződjön meg róla, hogy az internetkapcsolat nem lesz telített. Ne próbáljon meg egy videokonferenciát, míg valaki másnak próbál feltölteni egy teljes adatrögzítő DVD-t. A legtöbb helyen a feltöltési sebesség a szűk keresztmetszet, de mindkét irányban működik. A hang különösen érzékeny a kapcsolat sebességére, ezért ha problémái vannak, próbáljon telefonkészüléket használni a hangcsatlakozáshoz, így legalább annyira jól hallható és hallható.

Van olyan biztonsági kapcsolat, amelyről könnyen átválthat. Ha sok videokonferenciát csinálsz otthonról, valószínűleg megéri, hogy tartalék internetkapcsolatot kapjon. Sok helyen DSL-vonalat kaphatsz havonta 15 és 30 dollár között. Azonban csak akkor hasznos, ha gyorsan tudsz gyorsan váltani, ha valami megy le.

Kapcsolja ki a többi programot. Ne próbálja meg a videokonferenciát, amíg a videó szerkesztő alkalmazás vagy egy csomó hatalmas Photoshop fájl nyitva van. Zárja be a nem kívánt programokat. Ez csökkenti annak esélyét, hogy a számítógép összeomlik, és növeli a videokonferencia elérhető erőforrásait.

Használjon UPS-t. Nem akarsz offline kopogni, ha a hatalom visszahúzódik és vissza. Győződjön meg róla, hogy az egész kommunikációs lánc akasztós akkumulátorral rendelkezik. Ha a számítógép akkumulátoros biztonsági másolatot kapott, de a kábelmodem nem, akkor még mindig gyenge kapcsolattal rendelkezik, ha a készülék kikapcsol.

3. Kövesse az e-mail összefoglalót

Egy igazi találkozó során az értékes részek egy része a találkozó befejezése után következik be. Az emberek arról beszélnek, hogy mit fognak tenni, tisztázzák a kötelezettségvállalásokat, stb. E-mail összefoglaló elküldése arról, hogy milyen döntéseket hoztak, és aki elkötelezte magát amellett, hogy ez segít abban, hogy ne legyen félreértés és segítsen létrehozni egy olyan rekordot, amelyet mindenki használhat.

4. Udvariasan vitatkozz

Ahogy Brian rámutat, az érvelés jó lehet a találkozóknak, de nem vitathatja ugyanúgy videokonferenciát, mint ahogy személyesen is lehet, de nem lesz buktató. Még mindig vitatkoznod kell. Mint mondtuk, a találkozó legfontosabb része a nézeteltérések és az ötletek összekapcsolódása. Mégis, nagyon óvatosnak kell lenned ahhoz, hogy udvarias legyen, mert hátrányos helyzetben van, amikor nem verbális kommunikációról van szó. A testbeszéd és a testtartás nem fogják közvetíteni a videokamerán keresztül, ahogyan azt személyesen csinálják, így sokkal fontosabbá válik a dolgok mondása.

Íme néhány módszer udvariasan vitatkozni:

Állítsa be a másik személy pozícióját empátiával. Ez segít megmutatni, hogy érted, mit mondtak. Olyan kifejezések hozzáadásával, mint például: "Látom, miért gondolod, hogy ez fontos", és "látom az értéket ebben az XYZ-perspektívában." Ha megmutatod, hogy valaki álláspontját és pozíciójának fontosságát nagyon értékes módja annak, hogy megértsék Mivel védi őket.

Fókuszálj a kérdésre - nem az emberek. Legyen óvatos, ne tegyen semmit, ami személyi támadásnak tűnne.

Várjon állást. Ne kezdjen félig megfogalmazott ötlettel beszélni. Nem ésszerűtlen néhány szót megírni az érvelésről, mielőtt beszélni kezdene. Ne felejtse el, hogy nem verbális kommunikációs hátrányban van, ezért a verbális kommunikációnak kristálytisztanak és extra meggyőzőnek kell lennie.

Bármely ellenségességet is címezhet, még ha kisebb is. "Olyan dolgokat mondok, mint" tudom, hogy erõteljesen érzed ezt, és nagyra értékelem a szenvedélyedet ", segíthet a dolgok középpontjában az ötletekkel szemben, és segíteni fogja az egyének közötti elterelõ ellenségeskedést.

Előre tervez. Ha tudni fogja, hogy a vita vitathatóvá válik, tervezzen előre. Ha tudod, hogy Joe dühös lehet az ötleteden, de Susan támogatja, beszélj Susannel idő előtt. Talán mindkettő megjelenítheti részeit, így Joe nem egy személyre összpontosít. Talán Susan meg tudja jeleníteni az ötletet, mert jobb munkakapcsolatai vannak Joe-val, és vele együtt ugyanabban a szobában lesz, így nem a nem verbális kommunikációs hátrányban van.

Kövesse nyomon az embereket a telefonon. Gyors telefonhívás néhány ember számára az ülés után értékes lehet, hogy segítsen megbizonyosodni arról, hogy nincsenek kemény érzések. Ez segíthet megismételni azokat a kölcsönhatásokat, amelyek egy személyes találkozás után jelentkeznek, amikor az emberek visszatérnek az asztalukhoz.

5. Jöjjön fel

Győződjön meg róla, hogy mindent elkészített az ülés előtt. A videokonferenciák nagymértékben felnagyítják az előkészületek hiányát, ezért ügyeljen arra, hogy rendelkezzen olyan dokumentációval vagy fájlokkal, amelyekkel könnyedén hozzájuthat hozzájuk, anélkül, hogy körülnéznie kellene. A valódi életben, amelyik a táskájába néz, nem lehet nagy ügy, de ha eltűnsz a képernyőről, hogy valamit kapj, akkor úgy néz ki, mintha nem csináltad volna az előkészítő munkádat. Legtöbbször nem akarsz eltűnni a képernyőn, ha segítesz.

6. Nézzen bele a fényképezőgépbe

A legjobb videokonferencia-rendszerek lehetővé teszik, hogy az embereket nézze, miközben közvetlenül a kamerába néz. Mindent megtesz azért, hogy ezzel szem előtt tartsa a videokameráját. Ha más ember képére balra néz, és a videokamera jobbra van, úgy néz ki, mintha csak oldalra bámultál. Ha nem látod mindkettőt, akkor általában jó ötlet, hogy nézd meg a fényképezőgépedet, hogy mindenkinek a másik végén szemkontaktust kapj. Ha a képernyőn megjelenik egy kép előnézete, próbálja meg elhelyezni a fényképezőgépet és az ablakot úgy, hogy úgy néz ki, mintha a szemébe nézne.

7. Tiszta, zavarmentes háttér

Legyen nagyon tudatában annak, ami a háttérben mögötted vagy az asztalon áll előtted. Próbálja meg tisztán és zavarban tartani az irodáját. Legyen nagyon óvatos, ha az emberek mögötted járnak. Ez zavaró lehet, szakszerűtlennek tűnhet, és végül valami kínos dolgot is okozhat. A hírműsorok szeretnék megmutatni az összes elemzőjüket, hogy keményen dolgoznak a számítógépük mögött. A közelmúltbeli pénzügyi hírek azt mutatták, hogy a munkavállaló a háttérben látható fürdőruhás fotókat nézte. Ideális esetben azt szeretné, hogy az íróasztal úgy helyezkedjen el, hogy az emberek ne mehessenek mögöttetek. Ha otthon dolgozik, nem akarja, hogy az egyik gyermeke a háttérben futjon.

8. Használjon jó fényképezőgépet

Amíg a beépített fényképezőgép a laptopján működik, valószínűleg jobb minőségű lesz a külső kamerával. A FireWire-hez csatlakoztatott DV videokamerát a számítógépemhez csatlakoztatom, és nagyon szép eredményeket produkál. Hasznos lehet, ha időt vesz igénybe, hogy megértse, hogyan működik a fehéregyensúly a fényképezőgépen. Néhány online találkozót készítettem azokkal az emberekkel, akik úgy néznek ki, mintha 10 órát töltöttek volna a barnítón, mert a fényképezőgépük bőrtisztítóvá vált. Bár ez nem nagy dolog, annál jobb a professzionális, annál jobb. A fényképezőgéppel egy másik funkció is a távirányító zoom. Ez megkönnyíti számomra, hogy a képet anélkül keresse meg, hogy elérje a fényképezőgépet, vagy hagyja el a képet.

Győződjön meg arról, hogy elegendő fény van. Ha a fényképezőgép beépített fényben van, próbálja bekapcsolni. Az árnyék megnyitása vagy egy másik lámpa bekapcsolása nagy különbséget jelenthet abban, hogy a kép jól néz ki a többi résztvevő számára.

9. Időben jár

Azt szeretné, hogy az emberek időben megjelennek az Ön fontos találkozóján. Meg kell adnod ugyanazt a tiszteletet és véget, amikor azt mondod, hogy vége lesz. Ha továbbra is a napirend ütemtervének tetején van, akkor az időben történő befejezés nem túl nehéz, és a korai befejezése mindig is jó dolog.